Delegacje służbowe – krajowe i zagraniczne. Sprawdź, co Ci przysługuje

Praca w delegacji nie jest niczym przyjemnym. Ciągła rozłąka z rodziną, częste zmiany miejsca wykonywania swoich obowiązków służbowych, męczące podróże – dobrze znają to m.in. pracownicy firm budowlanych realizujących kontrakty na terenie całego kraju. Z drugiej jednak strony oddelegowanie do pracy w innym mieście może być bardzo dobrą okazją do… dorobienia sobie do pensji. Wszystko dzięki dodatkowym profitom, jakie są gwarantowane przepisami polskiego prawa pracy, przede wszystkim diecie, którą można zawsze zaoszczędzić. Sprawdź zatem, co Ci się należy, gdy pracodawca wyśle Cię w delegację służbową, zarówno krajową, jak i zagraniczną. 

Czym jest delegacja służbowa?

Na początek dobrze będzie wyjaśnić ten termin. O oddelegowaniu mówimy wtedy, gdy na polecenie pracodawcy pracownik udaje się poza miejsce wykonywania pracy wskazane w umowie, aby wykonywać tam swoje obowiązki zawodowe. Przykładowo: Katarzyna Nowak jest zatrudniona w firmie w Poznaniu, natomiast pracodawca oddelegował ją na kilka dni do pracy w oddziale w Rzeszowie. 

Co do zasady pracownik nie może odmówić udania się w podróż służbową, ponieważ pracodawca mógłby wyciągnąć w stosunku do niego konsekwencje (np. nagana, kara finansowa, czy – w przypadku recydywy – zwolnienie dyscyplinarne). Są natomiast dwa wyjątki. W podróż służbową nie można wysłać (bez zgody pracownika):

• kobiety w ciąży, 
• jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. 

Za podróż służbową nie uznaje się sytuacji, w której specyfika stanowiska zajmowanego przez pracownika wymaga, aby ten stale zmieniał miejsce wykonywania swoich obowiązków zawodowych – dotyczy to na przykład przedstawicieli handlowych. 

Co przysługuje pracownikowi w delegacji krajowej? 

Dieta

Podstawowym „profitem” dla oddelegowanego pracownika jest oczywiście dieta, która w założeniu ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej. Wiadomo, że pracownik w delegacji nie ma możliwości zrobienia sobie kanapek czy obiadu w domu, stołuje się raczej w barach czy na stacjach benzynowych, a to kosztuje więcej niż na miejscu. 

Aktualnie wysokość diety w podróży krajowej wynosi dokładnie 30 złotych dziennie. Dietę nalicza się za cały czas trwania podróży – od startu np. spod firmy aż do powrotu. 

Ważne! Diety, których wysokość nie przekracza ustalonego limitu, nie są opodatkowane i nie nalicza się od nich składek ZUS. Nie stanowią też przychodu pracownika. 

W przypadku, gdy podróż służbowa w kraju trwa mniej niż dobę, wysokość diety jest zależna od czasu, jaki pracownik faktycznie spędził w delegacji. I tak:

• Jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety (15 zł). 
• Jeśli podróż trwała ponad 12 godzin – przysługuje cała dieta (30 zł).

Jeśli pracownik jedzie w delegację np. na 2 i pół dnia, to będą mu przysługiwać dwie pełne diety oraz jedna niepełna, w wysokości zależnej od liczby godzin, jaką spędził w podróży podczas rozpoczętego już dnia: do 8 godzin będzie to połowa diety, natomiast powyżej 8 godzin – cała dieta. 

Warto natomiast wiedzieć, że w niektórych sytuacjach pracodawca ma prawo pomniejszyć pracownikowi dietę. Będzie tak, gdy:

• pracownik ma zapewnione śniadanie – wówczas dieta jest obniżana o 25 proc.,
• pracownik ma zapewniony obiad – dieta jest obniżana o 50 proc.,
• pracownik ma zapewnioną kolację – dietę obniża się o 25 proc.

Kiedy pracownikowi nie przysługuje dieta w ogóle? Wtedy, gdy pracodawca zapewnił mu całodzienne wyżywienie (minimum trzy posiłki). Drugim przypadkiem jest sytuacja, w której pracownik przebywający w delegacji ma dzień wolny i wykorzystał go na powrót do domu. 

Nocleg 

Jeśli pracodawca sam nie zapewnia pracownikowi noclegu, a podróż służbowa wymaga spędzenia nocy np. w hotelu, to oczywiście pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych z tego tytułu kosztów na podstawie przedstawionego rachunku lub faktury. 

W przypadku braku potwierdzenia opłacenia noclegu pracownik otrzyma stawkę ryczałtową, która wynosi 150% wartości diety – dokładnie 45 złotych. Ryczałt przysługuje wtedy, gdy nocleg trwał minimum 6 godzin między 21 a 7 rano. 

Zwrot kosztów transportu 

Wyboru środka transportu, jakim pracownik ma się udać w podróż służbową, dokonuje pracodawca. Nie może on natomiast wymusić na pracowniku, aby ten pojechał w delegację własnym autem – jest to wyłącznie dobra wola zatrudnionej osoby. Niezależnie od tego, jakim środkiem transportu ostatecznie będzie podróżował pracownik, przysługuje mu pełny zwrot poniesionych kosztów na podstawie przedstawionych rachunków czy faktur.

Jeśli pracownik nie posiada dowodów zakupu np. biletów, wówczas może otrzymać ryczałt w wysokości 20 proc. diety (6 zł) za każdą rozpoczętą dobę podróży. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, w której pracownik nie poniósł z tego tytułu żadnych kosztów. 

Ciekawym przypadkiem jest udanie się w podróż służbową prywatnym samochodem, po uzgodnieniu tego z pracodawcą. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów zakupu paliwa oraz generalnie eksploatacji auta (czy innego pojazdu) obliczany na podstawie tzw. kilometrówki. 

Stawka kilometrówki jest zależna od pojemności silnika:

• dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł za każdy kilometr,
• dla samochodów osobowych o pojemności powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł za każdy kilometr, 
• dla motocykli – 0,2302 zł za każdy kilometr,
• dla motoroweru – 0,1382 zł za każdy kilometr.

Przykład

Jan Kowalski pojechał w podróż służbową własnym samochodem z silnikiem o pojemności 1.6 litra. Łącznie pokonał 560 kilometrów. Pracodawca musi mu zwrócić kwotę 468 złotych. 

Inne wydatki 

Pracownik będący w delegacji krajowej może ponosić również szereg innych wydatków związanych z podróżą, za co także – o ile są one uzasadnione – należy mu się zwrot. Można tutaj wymienić chociażby płatne parkingi, bilety wstępu, przejazdy autostradami etc. 

Co przysługuje pracownikowi w delegacji zagranicznej?

Dieta 

Z dietami w podróży zagranicznej nie jest tak łatwo, jak w przypadku delegacji krajowych. Wszystko przez to, że stawki różnią się w zależności od kraju docelowego. Przykładowo: w Niemczech stawka diety wynosi 49 euro, a w Rumunii 38 euro. Każdorazowo trzeba to więc sprawdzić. Pełna dieta przysługuje za każdą dobę podróży zagranicznej, natomiast jeśli trwa ona krócej, to stawka wynosi odpowiednio:

• 1/3 diety – jeśli podróż trwa do 8 godzin.
• 1/2 diety – jeśli podróż trwa ponad 8, ale mniej niż 12 godzin. 
• 100 proc. diety – w przypadku podróży trwającej powyżej 12 godzin. 

Analogicznie, jak w przypadku podróży krajowych, pracodawca może obniżyć dietę, jeśli zapewni pracownikowi częściowe wyżywienie. Gdy będzie to śniadanie, wówczas dieta jest „obcinana” o 15 proc., natomiast obiad lub kolacja obniża ją o 30 proc. Jeśli natomiast pracodawca zapewnia pełne wyżywienie, wówczas pracownikowi przysługuje 25 proc. bazowej stawki diety. 

Nocleg 

Tutaj obowiązują dokładnie takie same zasady, jak przy podróżach krajowych. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na podstawie przedstawionych dowodów jego opłacenia. Jeśli pracownik nie ma rachunku czy faktury, wówczas otrzyma 25 proc. stawki ryczałtu, ustalanej indywidualnie dla danego kraju (na przykład w Austrii limit wynosi 130 euro, a w Hiszpanii 160 euro). 

Zwrot kosztów transportu 

Zwykle pracodawca sam z góry opłaca pracownikowi wybierającemu się w delegację za granicę np. bilety lotnicze czy na pociąg, natomiast warto wiedzieć, że w zagranicznej podróży służbowej przysługuje również ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z i na dworzec/lotnisko w wysokości jednej diety. Dodatkowo pracownik otrzyma ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji już na miejscu – tutaj stawka wynosi 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. Nie dotyczy to natomiast pracowników udających się w podróż samochodem. 

Inne wydatki 

Pracodawca zwróci pracownikowi także wszelkie inne uzasadnione koszty poniesione w zagranicznej podróży służbowej. Z ciekawszych rzeczy warto wymienić zwrot wydatków za przewóz samolotem bagażu osobistego do 30 kilogramów. Pracownik może na to liczyć tylko wtedy, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub kraj docelowy znajduje się poza Europą. 

Wyjeżdżacie w podróże służbowe? Nie było nigdy problemów z rozliczeniem kosztów z pracodawcą? A może dopiero wybieracie się w pierwszą delegację i trafiliście na ten poradnik szukając informacji np. o stawkach diety? Komentujcie!