Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: co to właściwie jest? Kiedy pracodawca musi go wypłacić? Jak wyliczyć jego wysokość?

Powoli zbliża się sezon urlopowy i jest to bardzo dobra okazja do tego, by przyjrzeć się kwestii ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Wiem, że są wśród Was osoby pracujące na etacie, dlatego ten temat powinien Was zainteresować. Zwłaszcza, że z rozmów ze znajomymi wiem, iż każdy słyszał o ekwiwalencie, ale mało kto zna zasady jego przyznawania, a tym bardziej obliczania. Wszystko wyjaśniam w dzisiejszym artykule. Czytajcie uważnie!

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, czyli co?

Na początek rzućmy okiem do Kodeksu pracy. W artykule 171. czytamy, że urlop wypoczynkowy jest tym rodzajem świadczenia, którego pracownik – choćby nawet bardzo chciał – nie może się zrzec. Oznacza to, że w świetle prawa każdy, komu przysługuje urlop wypoczynkowy (przypominam – jego wymiar to 26 dni dla osób mających minimum 10-letni staż zatrudnienia oraz 20 dni dla pracujących krócej) musi go po prostu wykorzystać.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy jest to niemożliwe. Dwie typowe to:

• Rozwiązanie umowy o pracę
• Wygaśnięcie stosunku pracy (przy umowach na czas określony)

Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że jeśli pracownik nie wykorzysta całości lub części przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu tzw. ekwiwalent.

W tym miejscu wyjaśnię, że ekwiwalent nie należy się, jeśli stosunek pracy cały czas trwa. Podam prosty przykład:
Kasia jest zatrudniona w firmie X. Za ubiegły rok kalendarzowy zostało jej 5 dni niewykorzystanego urlopu. Kasia nie może zażądać od pracodawcy wypłacenia jej ekwiwalentu, dopóki ma umowę o pracę. W takiej sytuacji urlop trzeba wykorzystać w naturze.

Mało tego. Pracodawcy nie wolno choćby sugerować pracownikowi, by ten zrzekł się urlopu w zamian za dodatkowe wynagrodzenie. Takie praktyki oczywiście się zdarzają, jednak są one niezgodne z prawem.

Kiedy pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu za urlop?

Istnieje tylko jeden wyjątek od zasady, że za niewykorzystany urlop pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Mówimy tutaj o sytuacji, gdy obie strony (pracodawca i pracownik) dogadają się i przeniosą niewykorzystane dni na kolejny okres zatrudnienia. Trochę to skomplikowane więc znów posłużę się przykładem.

Jacek pracował w firmie Y, ale jego umowa wygasła. Zostało mu 10 dni niewykorzystanego urlopu. Pracodawca zaproponował mu jednak zawarcie kolejnej umowy o pracę oraz przeniesienie tych niewykorzystanych dni do nowej puli. Jacek się zgodził, w efekcie czego jednorazowo będzie mu przysługiwać aż 36 (lub 30) dni urlopu wypoczynkowego.

Uwaga! Ten sposób zadziała tylko wtedy, gdy nowa umowa zostanie zawarta bezpośrednio po wygaśnięciu poprzedniej.

Polskie prawo nie przewiduje możliwości przeniesienia niewykorzystanego urlopu do nowego pracodawcy. Jeśli więc zmieniamy miejsce zatrudnienia i mamy niewykorzystany urlop, do nowego pracodawcy przychodzimy „na czysto”, a poprzedni musi wypłacić ekwiwalent.

Czym jest współczynnik ekwiwalentu?

Jest to parametr, który służy do wyliczania wysokości ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Pisząc prościej: od tego współczynnika zależy, ile kasy pracownik dostanie za pozostałe mu dni urlopu wypoczynkowego. Współczynnik jest obliczany rokrocznie, ponieważ bierze się tutaj pod uwagę liczbę dni roboczych przypadających w danym roku (z wyłączeniem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy).

W 2019 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92, ponieważ w tym roku mamy 251 dni roboczych i tę liczbę dzielimy przez 12 miesięcy. Warto zauważyć, że współczynnik ten dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na pełen etat. W przypadku umów na część etatu będzie to wyglądać inaczej, odpowiednio:

• 5,23 – 1/4 etatu
• 6,97 – 1/3 etatu
• 10,46 – 1/2 etatu
• 15,69 – 3/4 etatu

Ile pieniędzy dostaniesz za niewykorzystany urlop? Obliczenia

Poza wspomnianym wyżej współczynnikiem ekwiwalentu, do obliczenia wysokości kwoty należnej pracownikowi będzie nam jeszcze potrzebna podstawa wymiaru, na którą składa się przeciętne wynagrodzenie etatowca. Dlaczego przeciętne? Ponieważ pracodawca musi tu uwzględnić nie tylko „gołą” pensję, ale też wszelkie dodatki, jak chociażby premie czy prowizje.

Brane pod uwagę są składniki wypłacane za okresy nieprzekraczające 1 miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. W przypadku składników wypłacanych dłużej niż miesiąc, bierze się pod uwagę ich sumę z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Przepraszam za ten sformalizowany styl, ale cytuję tutaj fragmenty przepisów, które trudno jest przełożyć na „ludzki” język bez strat w merytoryce.

Kolejnym krokiem do obliczenia wysokości ekwiwalentu jest podzielenie podstawy wymiaru ekwiwalentu przez wskaźnik ekwiwalentu. Uzyskany wynik dzielimy przez dobową normę czasu pracy (w Polsce jest to 8 godzin) i mamy już kwotę za każdą 1 godzinę.

Teraz wystarczy już tylko pomnożyć tę kwotę przez liczbę wszystkich godzin niewykorzystanego urlopu.

Jak takie wyliczenia wyglądają w praktyce? Znów sięgnijmy po hipotetyczny przykład:
Kamila była zatrudniona w firmie Z na pełen etat. Jej umowa wygasła 1 maja 2019 roku. Kamila nie wykorzystała 8 dni urlopu z przysługującej jej puli 26 dni. Podstawa, od której będzie obliczana wysokość ekwiwalentu, wynosi 2500 złotych (pensja + składniki zmienne). No to liczymy.

2500 zł / 20,92 = 119,50 zł

Kamila pracowała 8 godzin dziennie, dlatego ten wynik dzielimy przez 8.

119,50 zł / 8 = 14,94 zł

Kamila nie wykorzystała 8 dni urlopu po 8 godzin każdy, czyli w sumie 64 godzin.

14,94 x 64 godziny = 956,16 zł

Nasza wyimaginowana bohaterka musi więc otrzymać od pracodawcy ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 956,16 zł.

Jak widzicie ekwiwalentu nie można sobie, ot tak, obliczyć w głowie (niektórzy po prostu dzielą pensję przez liczbę dni i sądzą, że taką kwotę dostaną za każdy dzień niewykorzystanego urlopu). W rzeczywistości jest to „nieco” bardziej skomplikowane. Mam nadzieję, że ten poradnik się Wam przyda i ułatwi Wam dopilnowanie swoich interesów.

Pora na Was. Otrzymaliście kiedyś ekwiwalent za niewykorzystany urlop? Może sami, jako pracodawcy, musieliście go wypłacić? Zapraszam do komentowania!